اطلاعات فردی وآموزشی مؤسس،مدیر و مربی آموزشگاه،توسط مؤسس آموزشگاه در پرتال سازمان آموزش فنی و حرفه ای کشور (www.portaltvto.com) ثبت می شود  بر اساس آن کارشناس مربوطه در اداره کل،نسبت به صدور پروانه تأسیس،ابلاغ مدیریت و مربیگری و...اقدام می نماید.که تمامی مراحل به صورت الکترونیکی انجام می شود.